Организации должны составлять бухгалтерскую отчетность для предоставления пользователям, заинтересованным в информации об их имущественном и финансовом состоянии. Министерство финансов Российской Федерации в ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" утвердило единую по составу и показателям бухгалтерскую отчетность организации, а именно: бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках; пояснения к ним; аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту; пояснительную записку.

Для целей бухгалтерской отчетности показатели отдельных ее форм отражаются не по учетной либо остаточной стоимости, а по их рыночной стоимости. Данная оценка может производиться путем корректировки учетных показателей до отчетных только по состоянию на 31 декабря отчетного года на суммы образованных резервов. В этом случае учетная стоимость указанных видов активов не уменьшается, а только корректируется в отчетности путем уменьшения их учетного размера на величину образованного резерва.

Наиболее существенной формой бухгалтерской отчетности является бухгалтерский баланс. Его содержание формируется по данным об остатках на счетах бухгалтерского учета на отчетную дату. Бухгалтерский баланс содержит данные о хозяйственных средствах (активах, имуществе) организации, право собственности на которые принадлежит ей. Если имущество, находящееся в организации на дату составления отчетности, не является ее собственностью, оно показывается в бухгалтерском балансе справочно по данным остатков забалансовых счетов учета активов. Бухгалтерский баланс содержит данные о наличии имущества и обязательств организации на начало и конец отчетного периода (месяца, квартала, года).

Актив - та часть вашего имущества, запасов, которая в принципе может быть обращена в денежные средства, пассив - источник формирования этих запасов, а также те налоговые и иные обязательства, которые возникают в процессе ведения бизнеса. Иначе говоря, для того чтобы что-то купить, произвести, нужно с чего-то начать. Необходим изначальный толчок - база, материальная либо вещественная, а может быть, ноу-хау, которые позволят вести дела и получать в дальнейшем прибыль.

Этой базой первоначально выступает уставный капитал, который еще в процессе создания фирмы вносят учредители. Это и есть первоначальный пассив - источник формирования актива, изначальный долг фирмы перед конкретным учредителем. Учредитель, безусловно, рискует вложенными средствами, ведь может так случиться, что "дитя" не принесет прибыли в дальнейшем, а лишь безвозвратно истратит полученное. Но с таким пессимистичным прогнозом никто и не будет браться за новое дело. В нашем простейшем примере объявленный уставный капитал - пассив, кредит счета 80 "Уставный капитал", внесенные денежные средства - актив, дебет счета 51 "Расчетный счет".

В дальнейшем на полученные денежные средства приобрели товар. Был ли в данном случае источником пассив? Нет. Просто сам актив "изменил" свои свойства. То и другое его состояние имеет денежную оценку, может быть обращено в денежные средства, но в целом этих самых "средств" не стало больше.

А вот если вы получили товар, но еще не оплатили его, то источником формирования (практического увеличения) актива послужила ваша задолженность перед поставщиком. Другое дело, что как только вы оплатите эту задолженность, то тут же уменьшится пассив (ваш долг стал равен 0), а заодно и актив - вы потратили часть денег. Иными словами, при увеличении пассива увеличивается и актив, и наоборот.

Что выступает источником формирования актива - то есть, по сути, источником увеличения имущества в разных формах? Собственные средства организации, заемные средства, задолженность организации перед другими организациями, сотрудниками, бюджетом. Нетрудно догадаться, что фирма наиболее устойчива в том случае, когда ее собственные средства служат источником наращивания активов. Любой долг дает только отсрочку по времени, но не свободу в распоряжении по сути чужими средствами. К собственным источникам относится уставный капитал организации и прибыль, ею полученная.

Так почему же актив равен пассиву? Все просто - для того, чтобы что-то иметь, нужно это "что-то" где-то взять. По сути, чтобы что-то купить, нужно либо иметь собственные деньги, либо взять их в долг. А откуда взять эти самые "собственные" деньги? Вначале у учредителя, а затем заработать, то есть получать прибыль.

Дебет и кредит - это способ отражения в бухучете самих финансово-хозяйственных операций. Как вы успели заметить, бухгалтерская проводка имеет двойную запись - одновременно по дебету одного счета и кредиту другого (если где-то убавилось, то в другом месте обязательно прибавилось). Иными словами, когда деньги с расчетного счета списали, то в учете одной записью одновременно отражается, откуда они ушли и куда.

Cами бухгалтерские счета бывают активные, пассивные, активно-пассивные. При этом сальдо (остаток на счете) по активным счетам может быть только по дебету. Примером может служить счет 50 "Касса". В кассе не может быть "-100 руб.". Деньги либо есть, и это "+", либо их нет - ноль. Счета, по которым предполагается только дебетовый (положительный) остаток, являются активными. Остаток по ним отражается в активе баланса. Сальдо по пассивным счетам предполагается только кредитовым - примером может служить счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам". Кредит, как уже отмечалось, - один из возможных источников формирования активов организации, то есть он выступает пассивом, а сальдо по нему показывает ту часть денег, которую вы должны своему кредитору. Как только вы рассчитались с кредитором, сальдо (остаток задолженности) становится равным нулю и не может стать положительным.

Таким образом, в балансе счета, которые имеют положительное, то есть дебетовое, сальдо, отражаются в активе, а те, что имеют кредитовое сальдо, - в пассиве баланса.

Учитывая, что бухгалтерская проводка всегда отражает движение по дебету одного счета и, одновременно, кредиту другого, в общем итоге кредитовый остаток всех счетов будет всегда равен дебетовому остатку других счетов, а актив равен пассиву.

Итак, завершился отчетный период, и вам предстоит начислить соответствующие налоги и представить баланс в налоговые органы. Одной из наиболее часто встречающихся ошибок у начинающих бухгалтеров является неправильная последовательность по составлению баланса и его приложений.

Не стоит браться в первую очередь за составление формы баланса предприятия, ведь он должен содержать в себе окончательную информацию с учетом начисленных налогов по результатам отчетного периода. При составлении баланса и его приложений следует начать с начисления налогов, которые относятся к прочим расходам и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

Примером такого налога в настоящее время является земельный налог. Рассчитав налог и заполнив соответствующую налоговую декларацию, вы должны внести бухгалтерскую проводку по начислению налога в тот отчетный период, за который и составляется баланс предприятия. Например, вы составляете баланс за первый квартал. Проводка по начислению налога будет датирована 31 марта:

Дебет 26, 20, 44

Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"

- начислены налоги в бюджет.

Затем закрываются производственные счета, то есть такие, как 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и другие аналогичные. Порядок закрытия счетов определяется в учетной политике предприятия. В обычном случае "вспомогательные" счета вначале закрываются на счет основного производства, а затем счета основного производства корреспондируются со счетом "Продажи". Делаются следующие проводки:

Дебет 20 "Основное производство"

Кредит 23 "Вспомогательные производства"

- затраты вспомогательного производства учтены в затратах основного производства;

Дебет 20 "Основное производство"

Кредит 25 "Общепроизводственные расходы"

- общепроизводственные расходы включены в затраты основного производства;

Дебет 20 "Основное производство"

Кредит 26 "Общехозяйственные расходы"

- общехозяйственные расходы включены в затраты основного производства;

Дебет 90-2 "Себестоимость продаж"

Кредит 26 "Общехозяйственные расходы"

- общехозяйственные расходы в соответствии с учетной политикой могут быть сразу отнесены в состав расходов предприятия;

Дебет 90-2 "Себестоимость продаж"

Кредит 20 "Основное производство"

- списана себестоимость реализованных товаров, работ, услуг.

Таким образом, только после начисления налогов, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), можно приступить к выявлению финансового результата от основной деятельности предприятия, то есть тех видов деятельности, которые отражались движением по счету 90 "Продажи". Финансовый результат определяется так:

Дебет 90-9 "Прибыль: убыток от продаж"

Кредит 99 "Прибыли и убытки"

- отражена прибыль от обычных видов деятельности организации;

Дебет 99 "Прибыли и убытки"

Кредит 90-9 "Прибыль: убыток от продаж"

- отражен убыток от обычных видов деятельности организации.

То есть дебетовый остаток по счету 90-9 свидетельствует о полученных убытках от продаж в данном отчетном периоде, а кредитовый - о прибыли.

Следующей группой проводок проводится начисление налогов, которые относятся к прочим расходам предприятия и относятся в дебет счета 91-2 "Прочие расходы". Примером таких налогов могут служить налог на имущество, налог на прибыль и т.п. Например, начисление налога на имущество отражается так (другие налоги начисляются аналогично):

Дебет 91-2 "Прочие расходы"

Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на имущество",

- начислен налог на имущество.

Также по окончании каждого месяца нужно определить сальдо по счету 91 "Прочие доходы и расходы":

Дебет 91-9 "Сальдо прочих доходов и расходов"

Кредит 99 "Прибыли и убытки"

- отражена прибыль от прочих видов деятельности;

Дебет 99 "Прибыли и убытки"

Кредит 68 "Расчеты по налогу на прибыль"

- начислен налог на прибыль;

Дебет 99 "Прибыли и убытки"

Кредит 91-9 "Сальдо прочих доходов и расходов"

- отражен убыток от прочих видов деятельности.

Дебетовый остаток по счету 91-9 свидетельствует о полученных убытках по прочим операциям в данном отчетном периоде, а кредитовый - о прибыли.

Только после начисления всех налогов и закрытия счетов, определяющих себестоимость, а также счетов "Продажи" и "Прочие доходы и расходы" выявляется конечный финансовый результат, составляется "Отчет о финансовых результатах" (форма № 2, обязательное приложение к балансу предприятия) и сам баланс - форма № 1.

При составлении годовой бухгалтерской отчетности счет 99 "Прибыли и убытки" закрывается. При этом заключительной записью декабря сумма чистой прибыли (убытка) отчетного года списывается со счета 99 "Прибыли и убытки" в кредит (дебет) счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)":

Дебет 99 "Прибыли и убытки"

Кредит 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"

- отражена чистая прибыль отчетного года;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 99 "Прибыли и убытки"

- отражен чистый (непокрытый) убыток отчетного года.

Построение аналитического учета по счету 99 "Прибыли и убытки" должно обеспечивать формирование данных, необходимых для составления Отчета о прибылях и убытках.

Счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" предназначен для обобщения информации о наличии и движении сумм нераспределенной прибыли или непокрытого убытка организации.

Направление части прибыли отчетного года на выплату доходов учредителям (участникам) организации по итогам утверждения годовой бухгалтерской отчетности отражается по дебету счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" и кредиту счетов 75 "Расчеты с учредителями" и 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Аналогичная запись делается при выплате промежуточных доходов.

Списание с бухгалтерского баланса убытка отчетного года отражается по кредиту счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" в корреспонденции со счетами: 80 "Уставный капитал" - при доведении величины уставного капитала до величины чистых активов организации; 82 "Резервный капитал" - при направлении на погашение убытка средств резервного капитала; 75 "Расчеты с учредителями" - при погашении убытка простого товарищества за счет целевых взносов его участников и др.

Аналитический учет по счету 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" организуется таким образом, чтобы обеспечить формирование информации по направлениям использования средств. При этом в аналитическом учете средства нераспределенной прибыли, использованные в качестве финансового обеспечения производственного развития организации и иных аналогичных мероприятий по приобретению (созданию) нового имущества и еще не использованные, могут разделяться.

Форма № 1 - самая важная, это непосредственно баланс предприятия. По форме № 1 можно судить о финансовом состоянии предприятия, его устойчивости, структуре активов и пассивов. По своей структуре активы разделяются на внеоборотные и оборотные.

Оборотные активы - мобильная часть, то есть наиболее легко обращаемая в денежные средства, а внеоборотные - хотя и не столь мобильная часть активов, однако необходимая практически для любого производства. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и тому подобные активы предприятия.

Пассив баланса разделяется на три группы: "Капитал и резервы", "Долгосрочные обязательства", "Краткосрочные обязательства". В части "Капитал и резервы" отражается состояние собственного капитала и резервов предприятия, в "Долгосрочных обязательствах" - обязательства предприятия по займам и прочее с планируемым погашением обязательств свыше 12 месяцев. "Краткосрочные обязательства" отражают задолженность предприятия перед поставщиками, сотрудниками, бюджетом и прочее с планируемым погашением в течение 12 месяцев. Также в форме № 1 справочно приводится информация о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах.

Порядок формирования показателей бухгалтерского баланса определен в Указаниях о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности (Приказ Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н).

В форме баланса в графе "На начало отчетного года" показываются данные на начало года, которые должны соответствовать данным графы "На конец отчетного периода" предыдущего года с учетом произведенной на начало отчетного года реорганизации.

Графа "На конец отчетного периода" показывает данные о стоимости активов, капитала, о резервах и обязательствах на конец отчетного периода (месяц, квартал, год).

Раздел I "Внеоборотные активы". По группе статей "Нематериальные активы" показывается наличие нематериальных активов по остаточной стоимости (разность сальдо по счетам 04 "Нематериальные активы" и 05 "Амортизация нематериальных активов").

По группе статей "Основные средства" приводятся показатели по основным средствам, как действующим, так и находящимся на реконструкции, модернизации, восстановлении, консервации или в запасе по остаточной стоимости (разность сальдо по счетам 01 "Основные средства" и 02 "Амортизация основных средств"). Учет основных средств должен вестись в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н.

Результаты проведенной организацией до начала отчетного года переоценки по состоянию на первое число отчетного года объектов основных средств подлежат отражению в бухгалтерском учете в январе и учитываются в бухгалтерской отчетности при формировании данных на начало отчетного года.

По статье "Незавершенное строительство" показываются затраты на строительно-монтажные работы (осуществляемые как хозяйственным, так и подрядным способами), приобретение зданий, оборудования, транспортных средств, инструмента, инвентаря, иных материальных объектов длительного пользования, прочие капитальные работы и затраты. Здесь же показывается стоимость объектов капитального строительства, находящихся во временной эксплуатации до ввода их в постоянную эксплуатацию, а также стоимость объектов недвижимого имущества, на которые отсутствуют документы, подтверждающие государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях (сальдо по счету 08 "Вложения во внеоборотные активы").

По группе статей "Доходные вложения в материальные ценности" организации, осуществляющие доходные вложения в материальные ценности, предоставляемые за плату во временное владение и пользование (включая отношения по договору финансовой аренды, по договору проката), отражают остаточную стоимость указанного имущества (сальдо по счету 03 "Доходные вложения в материальные ценности").

По группе статей "Финансовые вложения" данные должны быть представлены в бухгалтерском балансе с подразделением на долгосрочные и краткосрочные. Финансовые вложения представляются как краткосрочные, если срок обращения (погашения) по ним не более 12 месяцев после отчетной даты (сальдо по счету 58 "Финансовые вложения", по краткосрочным вложениям).

Остальные финансовые вложения представляются как долгосрочные и отражаются в разделе "Внеоборотные активы" (сальдо по счету 58 "Финансовые вложения", по долгосрочным вложениям).

По группе статей "Долгосрочные финансовые вложения" показываются, наряду с долгосрочными инвестициями в дочерние и зависимые общества, долгосрочные инвестиции организации в уставные (складочные) капиталы других организаций, в государственные ценные бумаги, облигации и иные ценные бумаги других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

Раздел II "Оборотные активы". В этом разделе по соответствующим статьям группы статей "Запасы" показываются остатки материально-производственных запасов (сырье, материалы и другие аналогичные ценности) для продажи или перепродажи (готовая продукция, товары), а также других материальных ценностей (животные на выращивании и откорме). По указанной группе статей подлежат отражению по соответствующим статьям затраты организации, числящиеся в незавершенном производстве (издержках обращения), расходы будущих периодов.

Остаток товаров отражается в бухгалтерском балансе по стоимости их приобретения, формируемой в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 и Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 (сальдо по счету 41 "Товары").

По статье "Затраты в незавершенном производстве (издержках обращения)" показываются затраты по незавершенному производству и незавершенным работам (услугам), учет которых осуществляется на соответствующих счетах бухгалтерского учета затрат на производство (сальдо по счетам 20 "Основное производство", 21 "Полуфабрикаты собственного производства", 23 "Вспомогательные производства", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу", 46 "Выполненные этапы незавершенных работ", 97 "Расходы будущих периодов").

По статье "Товары отгруженные" отражаются данные о полной фактической себестоимости, нормативной (плановой) полной себестоимости (либо в другой оценке, предусмотренной Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации) отгруженной продукции в случае, если в соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету еще не исполнены условия признания выручки от продажи продукции, то есть сальдо по счету 45.

По группе статей "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" отражается сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам, нематериальным активам, осуществленным капитальным вложениям и т.п., то есть сальдо по счету 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Данные по счетам бухгалтерского учета расчетов организации с другими организациями и гражданами в бухгалтерском балансе приводятся в развернутом виде. По счетам аналитического учета, имеющим дебетовое сальдо, - в активе, по имеющим кредитовое сальдо - в пассиве.

По группе статей "Дебиторская задолженность..." данные о дебиторской задолженности, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, и дебиторской задолженности, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, показываются раздельно. Дебиторская задолженность представляется как краткосрочная, если срок погашения ее не более 12 месяцев после отчетной даты. Остальная дебиторская задолженность представляется как долгосрочная. При этом исчисление указанного срока осуществляется начиная с первого числа календарного месяца, следующего за месяцем, в котором этот актив был принят к бухгалтерскому учету.

Дебиторская задолженность, представляемая в бухгалтерском балансе как долгосрочная и предполагаемая к погашению в отчетном году, может быть представлена на начало этого отчетного года как краткосрочная. Факт представления дебиторской задолженности, учтенной ранее как долгосрочная, в качестве краткосрочной необходимо раскрыть в пояснениях к бухгалтерскому балансу.

По статье "Покупатели и заказчики" отражается числящаяся на отчетную дату в бухгалтерском учете задолженность покупателей и заказчиков. При подсчете суммы должны учитываться условия договоров с учетом скидок (накидок), изменения условий договора, расчеты неденежными средствами и т.п. Это дебетовое сальдо по счетам 62, 73.

Числящаяся в бухгалтерском учете задолженность покупателей и заказчиков и других дебиторов по проданным им товарам, продукции, выполненным работам и оказанным услугам, обеспеченная векселями, отражается по статье "Векселя к получению".

По статье "Задолженность участников (учредителей) по взносам в уставный капитал" показывается задолженность учредителей (участников) организации по вкладам в уставный (складочный) капитал организации.

По статье "Прочие дебиторы" показываются задолженности, в том числе по переплате по налогам, сборам и прочим платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды, задолженность работников организации по предоставленным им займам за счет средств этой организации, по возмещению материального ущерба организации и т.п.

По группе статей "Денежные средства" показывается остаток денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах в кредитных организациях. Средства по валютным счетам отражаются в пересчете на рубли по курсу последнего дня в отчетном периоде (сальдо по счетам 50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета).

Раздел III "Капитал и резервы". В разделе "Капитал и резервы" бухгалтерского баланса в группе статей "Уставный капитал" показывается в соответствии с учредительными документами величина уставного (складочного) капитала организации, а по государственным и муниципальным унитарным предприятиям - величина уставного фонда (сальдо по счету 80 "Уставный капитал").

В группе статей "Резервный капитал" отражается сумма остатков резервного и других аналогичных фондов, создаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации или в соответствии с учредительными документами (сальдо по счету 96 "Резервы предстоящих расходов").

В группе статей "Нераспределенная прибыль..." показывается остаток прибыли, оставшейся в распоряжении организации по результатам работы за прошлый отчетный год и принятых решений по ее использованию, и нераспределенная прибыль отчетного периода, то есть финансовый результат.

Раздел IV "Долгосрочные обязательства". В группе статей "Займы и кредиты" раздела "Долгосрочные обязательства" показываются непогашенные суммы полученных кредитов и займов, подлежащие погашению в соответствии с договорами более чем через 12 месяцев после отчетной даты.

Если числящиеся в бухгалтерском учете суммы кредитов и займов подлежат погашению в соответствии с договором в течение 12 месяцев после отчетной даты, то не погашенные на конец отчетного периода их суммы отражаются по соответствующим статьям в разделе "Краткосрочные обязательства".

Раздел V "Краткосрочные обязательства". В этом разделе отражаются суммы кредиторской задолженности, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты.

В бухгалтерском балансе сумма задолженности организации по полученным кредитам и займам отражается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов.

В группе статей "Кредиторская задолженность":

- по статье "Поставщики и подрядчики" показывается сумма задолженности поставщикам, подрядчикам за поступившие материальные ценности, выполненные работы, оказанные организации услуги;

- по статье "Векселя к уплате" показывается сумма задолженности поставщикам, подрядчикам и другим кредиторам, которым организация выдала в обеспечение их поставок, работ, услуг векселя;

- по статье "Задолженность перед персоналом организации" показываются начисленные, но еще не выплаченные суммы оплаты труда, а по статье "Задолженность перед государственными внебюджетными фондами" отражается сумма задолженности по отчислениям на государственное социальное страхование, пенсионное обеспечение и медицинское страхование работников организации, а также в фонд занятости;

- по статье "Задолженность перед бюджетом" показывается задолженность организации по расчетам с бюджетом по налогам, сборам, включая подоходный налог с работников (сальдо по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам").

В форме № 1 "Бухгалтерский баланс" после итоговых данных об активах организации, ее капитале и резервах и обязательствах организации необходимо привести данные о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах. Данные заполняются на основе указаний, приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета, а также с учетом конкретного перечня забалансовых счетов, используемых организацией.

Хочется отметить, что все не так страшно и запутанно, как кажется на первый взгляд. Важно не запоминать наизусть, что и куда заносить, а понять суть происходящего. А в момент заполнения формы - внимательно читать саму форму, ведь там по каждой строке перечислены счета бухгалтерского учета, сальдо по которым и отражается. Если перечислен через запятую ряд счетов, то по строке отражается общая сумма сальдо по каждому из них.