Пример. Диспетчер организации, кроме производственных средств связи, с разрешения руководства использует личный мобильный телефон для ведения служебных переговоров.

Трудовым договором, заключенным с этим работником, предусмотрена выплата ежемесячной компенсации за использование личного мобильного телефона в размере 500 руб.

В бухгалтерском учете вышеуказанные операции должны отражаться следующим образом.

Дебет счета 44 "Расходы на продажу",

Кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - 500 руб. - начислена компенсация работнику за использование личного телефона в служебных целях;

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

Кредит счета 50 "Касса", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 500 руб. - отражена выплата компенсации работнику за использование личного телефона в служебных целях.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Сумма компенсации определяется на основании представленных работником копий документов, подтверждающих расходы на приобретение аппарата, и предполагаемый срок его службы. Кроме того, учитывается интенсивность ведения переговоров в служебных целях и используемый работником тариф.

В целях бухгалтерского учета компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного мобильного телефона в служебных целях, признается расходом по обычным видам деятельности на основании п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

Для целей исчисления налога на прибыль предусмотренная трудовым договором компенсация работнику за использование личного телефона в служебных целях учитывается в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ.

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Пример. Торговая фирма направила своего сотрудника в Бразилию на 5 дней. Цель командировки - заключение договора о поставке кофе. Согласно приказу руководителя сотруднику выплачиваются суточные в размере 100 долл. США в день, а расходы на проживание оплачиваются в полном объеме.

Сотруднику был выдан аванс - 1500 долл. США и 100 000 руб. Допустим, курс Банка России на дату получения валютных средств в банке и выдачи их командируемому сотруднику составляет 29,45 руб., а на дату утверждения авансового отчета - 29,49 руб.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 50 "Касса" - 100 000 руб. - выданы сотруднику рублевые денежные средства на командировочные расходы;

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 50 "Касса" - 44 175 руб. (1500 долл. США x 29,45 руб.) - выданы сотруднику валютные денежные средства на командировочные расходы.

После возвращения из командировки сотрудник представил следующие документы:

1) отчет о проведении переговоров (форма № Т-10а);

2) копию загранпаспорта;

3) авиабилет стоимостью 98 000 руб.;

4) счет на проживание за 4 дня на сумму 520 долл. США.

Всего работник израсходовал:

1) 98 100 руб. (98 000 руб. + 100 руб.), где 100 руб. - суточные за день прибытия в Российскую Федерацию;

2) 920 долл. США (520 долл. США + (100 долл. США x 4 дн.)).

Остаток неизрасходованных средств в размере 1900 руб. (100 000 руб. - 98 100 руб.) и 580 долл. США (1500 долл. США - 920 долл. США) внесен в кассу предприятия.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет счета 50 "Касса",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 1900 руб. - внесены в кассу рублевые денежные средства;

Дебет счета 50 "Касса",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 17 104,20 руб. (580 долл. США x 29,49 руб.) - внесены в кассу валютные денежные средства.

На дату утверждения руководителем фирмы авансового отчета курс доллара США, установленный Банком России, составлял 29,49 руб. Согласно Положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2000) именно по этому курсу бухгалтерия должна пересчитать командировочные расходы в иностранной валюте в рубли.

Командировочные затраты, которые включаются в себестоимость, составляют 125 230,80 руб., в том числе:

1) расходы на проезд - 98 000 руб.;

2) суточные за рубежом - 11 796,00 руб. (100 долл. США x 29,49 руб. x 4 дн.);

3) суточные в России - 100 руб.;

4) расходы на проживание - 15 334,80 руб. (520 долл. США x 29,49 руб.).

В целях налогообложения прибыли фирма не должно учитывать сверхнормативные суточные. Расходы по норме составляют - суточные - 58 долл. США. За 4 дня - 232 долл. США. В рублях - 7073,68 руб. по курсу 30,49 руб. Превышение - 4722,20 руб. (11 796,00 руб. - 7073,68 руб.).

В бухгалтерском учете отражается начисление командировочных расходов:

Дебет счета 44 "Расходы на продажу" субсчет "Командировочные расходы в пределах норм",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 114 142,48 руб. (98 000 руб. + 7073,68 руб. + 100 руб. + 15 334,80 руб.) - включены в себестоимость командировочные расходы;

Дебет счета 44 "Расходы на продажу" субсчет "Командировочные расходы сверх норм",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 4722,20 руб. - отражены сверхнормативные суточные;

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет "Прочие доходы" - 60,00 руб. - отражена курсовая разница по командировочным расходам в иностранной валюте (1500 долл. США x (29,49 руб. - 29,45 руб.)).

Кроме того, бухгалтер должен начислить налог на доход сотрудника по сверхнормативным суточным. Налог удерживается из заработной платы сотрудника:

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - 613,89 руб. (4722,20 руб. x 13%) - удержан налог на доход сотрудника по сверхнормативным суточным.