Простая система бухгалтерского учета не предполагает применение двойной записи. При этой системе хозяйственные операции отражаются на основании документов в учетных регистрах (книгах, карточках, ведомостях) без корреспонденции счетов.

Двойная система бухгалтерского учета основана на двойной записи. Двойная запись - способ регистрации хозяйственных операций в счетах бухгалтерского учета, состоящий в том, что сумма каждой хозяйственной операции записывается в двух счетах - по дебету одного и кредиту другого.

Двойная запись обусловлена экономической сущностью хозяйственных операций, вызывающих изменения в объектах бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операция вызывает равновеликие изменения не в одном, а в двух объектах учета.

Счета бухгалтерского учета еще называются балансовыми. Балансовый счет состоит из номера и названия. Например, балансовый счет 01 "Основные средства", балансовый счет 41 "Товары", балансовый счет 50 "Касса" и т.д. Каждый счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении определенного актива или обязательства организации. Так, на балансовом счете 41 отражается наличие и движение товарных запасов торговой организации, на балансовом счете 51 - наличие и движение денежных средств на расчетном счете организации, на балансовом счете 60 - наличие и движение кредиторской задолженности перед поставщиками (расчеты с поставщиками) и т.д.

Каждый счет состоит из двух частей. Это связано с тем, что любая хозяйственная операция вызывает изменения в объектах учета, которые могут характеризоваться лишь как увеличение или уменьшение. Поэтому каждый счет делится на две части: одна предназначена для отражения увеличения, а другая - уменьшения объекта учета. Эти части счета называют дебетом и кредитом. Двойная запись, с помощью которой бухгалтер отражает хозяйственные операции, называется бухгалтерской проводкой. Бухгалтерские проводки иногда называются счетными формулами, или контировками. Например, организация выдала из кассы заработную плату работникам в размере 100 000 руб. Это означает, что в кассе организации денег стало меньше на эту сумму (запись по кредиту счета 50) и одновременно уменьшилась задолженность организации перед работниками (запись по дебету счета 70). В бухгалтерском учете делается запись:

Д-т 70 "Расчеты по оплате труда" К-т 50 "Касса" - 100 000 руб. - выдана заработная плата из кассы организации