Согласно ст. 10 Закона о бухгалтерском учете регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках или в электронном виде. Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают составившие и подписавшие их лица.

Форму ведения бухгалтерского учета организация выбирает самостоятельно и закрепляет в бухгалтерской учетной политике. Существуют следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная, автоматизированная.

При мемориально-ордерной форме учета на основании первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые регистрируются в специальном журнале и вместе с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для записей по счетам бухгалтерского учета. Итог всех сумм по регистрационному журналу должен равняться сумме всех дебетовых и всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам. На основании мемориальных ордеров производят записи по счетам синтетического учета в главной книге. Она открывается на год. Одному синтетическому счету соответствует один развернутый лист книги.

На рисунках ниже показаны примерные формы бухгалтерских отчетных документов, а именно: мемориального ордера, регистрационного журнала, главной книги, а также книги "Журнал-Главная".

Примерная форма мемориального ордера

Мемориальный ордер № 1

записать за _______ 20__ г.

Содержание операции, документ, дата, №	По дебету счета	По кредиту счета	Сумма

"__" ________ 20__ г.

Главный бухгалтер _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Рис. 3

 

Примерная форма регистрационного журнала

 

Регистрационный журнал

за _______ 20__ г.

Порядковый номер мемориального ордера	Дата ордера	Сумма по мемориальному ордеру, руб.

Рис. 4

Примерная форма главной книги

Главная книга

Счет ______

Д-т						К-т
Дата	Номер мемориального ордера	Кредит счетов			Итого	Дата	Номер мемориального ордера	Дебет счетов			Итого

Рис. 5

Примерная форма "Журнал-Главная"

 

Журнал-главная

Номер мемориального ордера

Дата

Сумма оборота

Строка

Основные средства

Амортизация основных средств

Товары

Касса

И т.д.

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Рис. 6

При форме учета "Журнал-Главная" регистрационный журнал не применяется. Данные мемориальных ордеров записываются в книгу "Журнал-Главная", которая является регистром хронологической и систематической записи. Данная форма учета применяется в организациях с небольшим количеством хозяйственных операций (рис. 6).

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет имущества, обязательств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится за отчетный месяц в учетных регистрах: журналах-ордерах (ведутся по кредитовому признаку), вспомогательных (накопительных) ведомостях, разработочных таблицах. Обычно в одном регистре совмещаются хронологическая запись, синтетический и аналитический учет. Книги (карточки) аналитического учета ведутся по некоторым объектам, основным средствам, расчетам по оплате труда, материалам. Данные учетных регистров переносятся в главную книгу - учетный регистр, предназначенный для синтетического учета в течение года. В ней открываются все счета синтетического учета, применяемые организацией. На счетах записывается сальдо на 1 января и ежемесячно производится запись итоговых данных журналов-ордеров, выводятся обороты за месяц и сальдо на конец отчетного месяца.

Ниже на рисунках представлены формы бухгалтерских отчетных документов, а именно: журнал-ордер и главная книга.

Примерная форма журнала-ордера

Журнал-ордер № 1 по счету 50 "Касса"

№ строки	Дата	С кредита счета 50 в дебет счетов					Итого
		57	62	70	71	И т.д.

Рис. 7

Примерная форма главной книги

Главная книга

Счет 50 "Касса"

Месяц	Обороты по дебету с кредита счетов					Оборот по кредиту	Сальдо
	51	62	71	76	И т.д.		Д-т	К-т
На 1 января
Январь
Февраль
И т.д.

Рис. 8

Принципы журнально-ордерной формы учета изложены в Письмах Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 "Об Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства" и от 06.06.1960 № 176 "Об Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций".

Упрощенную форму учета могут применять только малые предприятия. Согласно п. 21 Типовых рекомендаций, утв. Приказом Минфина России от 21.12.1998 № 64н, такой учет можно вести:

- по простой форме (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);

- по форме с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Бухгалтерский учет по простой форме ведут малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц), не осуществляющие производство продукции и работ, связанное с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае достаточно регистрировать все хозяйственные операции только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1.

Остальные малые предприятия могут выбрать форму ведения бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия, формы которых приведены в Приложениях к Типовым рекомендациям.

Автоматизированная форма учета предполагает использование компьютерной программы для ведения бухгалтерского учета. Организация может сама разработать или приобрести лицензионную программу. Выбор программы зависит от величины организации, объема хозяйственных операций, потребностей в раздельном учете и т.д. При автоматизированной форме учета, так же как и при ручных формах, работа бухгалтера заключается в обработке первичных оправдательных документов и бухгалтерских справок. Каждый документ, соответствующий хозяйственной операции, записывается машинным способом с помощью бухгалтерских проводок. Многие первичные документы формируются непосредственно в программе, и на их основе создаются бухгалтерские записи. Выходными формами являются как традиционные учетные регистры, так и регистры, предлагаемые бухгалтерской программой (карточка счета, оборотно-сальдовые ведомости общие, по счетам и субсчетам, анализ счета и др.). На основании этих регистров программным способом формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.

Обратите внимание! Установленные Минфином России формы бухгалтерских регистров носят рекомендательный характер (см. Письмо от 24.07.1992 № 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях"). Организация самостоятельно определяет объем и формы бухгалтерских регистров, необходимых для составления внутренней и внешней финансовой отчетности, исполнения функции контроля над имуществом предприятия, движением дебиторской и кредиторской задолженности и т.д. Формы применяемых бухгалтерских регистров включаются в состав бухгалтерской учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008).