В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, соответствия учетной оценки имущества его реальной (как правило, рыночной) стоимости организации проводят инвентаризацию имущества, денежных средств, средств в расчетах и обязательств.

При инвентаризации решаются следующие задачи:

выявляется фактическое наличие объектов длительного пользования, финансовых вложений, материально - производственных запасов, незавершенного производства и денежных средств в целях обеспечения их сохранности;

определяется фактическое количество использованных на производство материально - производственных ресурсов;

появляется возможность оценить товарно - материальные ресурсы с учетом их рыночной стоимости и физического состояния;

проверяется соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, ценных бумаг и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок, сроки их проведения, а также состав инвентаризуемого имущества и обязательств определяет руководитель организации, кроме случаев, когда в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" проведение инвентаризаций обязательно, а именно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально - ответственных лиц;

при установлении фактов хищений или злоупотреблений и порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Под имуществом понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и по каждому материально - ответственному лицу.

При проведении инвентаризаций организациям необходимо руководствоваться Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (с изменениями и дополнениями), Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, Постановлением Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" от 18 августа 1998 г. № 88 (с изменениями и дополнениями).

Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии:

постоянно действующая - организует проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и проверок в межинвентаризационный период;

рабочие - непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризаций;

по проверке и выборочной инвентаризации - проводят инвентаризации по мере необходимости.

В каждом конкретном случае состав комиссии утверждает руководитель организации. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Отсутствие при инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания ее результатов недействительными.

До начала инвентаризации членам комиссии необходимо получить последние первичные документы по учету инвентаризуемых ценностей.

Оформление результатов инвентаризации активов и пассивов производится с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (с изменениями и дополнениями), согласно которому организации обязаны применять следующие формы первичной документации по учету результатов инвентаризации:

№ ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

№ ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";

№ ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";

№ ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей";

№ ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей отгруженных";

№ ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";

№ ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей, находящихся в пути";

№ ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";

№ ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";

№ ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";

№ ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";

№ ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";

№ ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";

№ ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";

№ ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

Приложение к форме № ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

№ ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств";

№ ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей";

№ ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";

№ ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";

№ ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";

№ ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";

№ ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество показывают в описях по номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете. До начала инвентаризации материально - ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все первичные учетные документы о движении ценностей сданы в бухгалтерию организации. По заполнении каждую инвентаризационную опись подписывают члены рабочей комиссии и материально - ответственные лица, которые также дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленных в описях ценностей на ответственное хранение.

На материальные ценности, не пригодные к использованию (эксплуатации), составляются отдельные описи с оценкой их стоимости по цене возможной реализации.

На имущество, находящееся за пределами организации, составляются также отдельные описи по его видам в разрезе мест использования ценностей с подтверждением пользователями их сохранности.

На материальные ценности, поступившие в период проведения инвентаризации, составляются отдельные описи в присутствии членов инвентаризационных комиссий.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно - материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей оказывается выше стоимости ценностей, оставшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

основные средства, материально - производственные запасы, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации либо увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации. В бухгалтерском учете коммерческой организации производятся записи по дебету счетов 01 "Основные средства", 04 "Нематериальные активы", 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы" и т.п. и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы";

недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), а сверх норм - на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации либо уменьшение финансирования (фондов) бюджетной организации.

В бухгалтерском учете коммерческой организации при этом делаются записи:

на недостачу и порчу материальных ценностей в пределах норм - по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и кредиту счетов по учету материально - производственных запасов;

на недостачу и порчу материальных ценностей сверх норм - по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" или счетов учета соответствующих ценностей;

на недостачу денежных средств - по дебету счета 94 и кредиту счетов их учета.

В документах, представляемых для оформления списания недостачи и порчи ценностей сверх норм естественной убыли, должны быть приведены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

В случае выявления при инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей расхождений в начисленных суммах отдельных видов резервов, образуемых в установленном порядке (на предстоящую оплату отпусков работникам; выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; выплату вознаграждений по итогам работы за год и др.), по состоянию на 31 декабря излишне начисленная сумма резерва сторнируется, а на недоначисленную сумму делается дополнительная запись.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации отражаются в учете и годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 31 декабря.