В процессе работы у организации появляется большое количество документов различного характера. Чтобы не запутаться в них, организация должна выстроить соответствующую схему движения документов, начиная от момента их выписки или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. Такое движение документации получило название "документооборот".

Согласно ст. 4 Закона № 129-ФЗ все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также филиалы и представительства иностранных организаций (если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации) обязаны вести бухгалтерский учет, ответственность за организацию которого возложена на их руководителей. Исключение касается лишь организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, регулируемую нормами гл. 26.2 "Упрощенная система налогообложения" НК РФ: они могут не вести бухгалтерский учет в полном объеме, но тем не менее обязаны учитывать основные средства и нематериальные активы.

Ведение бухгалтерского учета в организации невозможно без такого инструмента, как учетная политика, где отражается применяемая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета, одним из которых выступает организация документооборота.

Формированием учетной политики на основе структурных, отраслевых и иных особенностей деятельности организации занимается главный бухгалтер, после чего она утверждается руководителем. Согласно п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ вместе с учетной политикой утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации. Аналогичная норма закреплена и в ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденном Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н. Требование об организации документооборота вытекает непосредственно из норм бухгалтерского законодательства, поэтому его необходимо выполнить.

Первым этапом при разработке правил документооборота организации является определение видов первичной учетной документации, которая будет использоваться ею для документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности. Это могут быть не только унифицированные, но и самостоятельно разработанные формы. Однако второй случай возможен, только если нет утвержденной унифицированной формы документа. В противном случае организация не вправе использовать самостоятельно разработанную форму, даже если она и отвечает всем требованиям бухгалтерского законодательства. Такие действия могут рассматриваться как отсутствие первичного учетного документа и, соответственно, вызывать споры о правомерности отражения операций в учете. Так, в Письме Минфина России от 15.07.2005 № 03-03-04/1/75 чиновники отметили: унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Следовательно, организация не вправе самостоятельно разработать и утвердить его форму. Правда, есть и противоположные письма Минфина и налоговиков, а также судебные решения. Например, в Письме УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 № 16-15/107268 разъясняется: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, поименованные в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и Порядка заполнения путевых листов", является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Аналогичные выводы содержатся и в Письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, а также Постановлениях ФАС Московского округа от 18.11.2009 № КА-А40/12213-09 по делу № А40-33061/09-141-127, Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу № А56-20450/2008 (Определением ВАС РФ от 29.10.2009 № ВАС-13691/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

На сегодняшний день утверждены и подлежат применению формы унифицированной первичной документации по большинству операций, совершаемых организациями.

Если организация использует только унифицированные формы первичной документации, это положение просто закрепляется в учетной политике. Если же она применяет самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, их использование следует закрепить в учетной политике отдельно, а конкретные формы документов оформить отдельным приложением к учетной политике.

Аналогичные правила распространяются и на случай, если организация применяет так называемую усовершенствованную первичную документацию - унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России, с внесенными в них изменениями и дополнениями. Законодательно такие действия в отношении большинства унифицированных форм разрешены Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

Если организация применяет внутреннюю бухгалтерскую отчетность, необходимую ей для ведения, например, управленческого учета, такие формы также следует закрепить отдельным приложением к учетной политике.

Следующим этапом при разработке документооборота является определение учетных регистров. Составляются они на бумажных и (или) машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Поскольку от ошибок никто не застрахован, при организации документооборота необходимо продумать и закрепить способы исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах. Этот момент крайне важен, т.к. сегодня не существует однозначной точки зрения по поводу возможных способов исправления первичных учетных документов, содержащих дефекты. Официальная позиция Минфина России заключается в том, что исправления могут вноситься только в сам первичный документ, выписанный в момент совершения хозяйственной операции. Запрещено вносить исправления лишь в кассовые и банковские документы. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься, но только выписавшими их лицами. Это вытекает из п. 5 ст. 9 Закона № 129-ФЗ и подтверждается Минфином России в Письме от 31.03.2009 № 03-07-14/38. Причем о внесении исправлений должен быть извещен каждый участник сделки, о чем также сказано в указанном Письме.

Вместе с тем бухгалтерское законодательство не запрещает исправлять первичные документы, содержащие ошибки, путем выписки новых, оформленных в надлежащем порядке с теми же самыми реквизитами. Соответственно, при обнаружении документа, содержащего какие-либо неточности, бухгалтер может воспользоваться и таким способом его исправления. О данном варианте исправления ошибок свидетельствует и арбитражная практика (см., в частности, Постановления ФАС Московского округа от 21.05.2008 № КА-А41/4238-08 по делу № А41-К2-14877/07, Восточно-Сибирского округа от 29.04.2008 № А69-1321/07-Ф02-1667/08 по делу № А69-1321/07, Уральского округа от 22.04.2008 № Ф09-2715/08-С2 по делу № А76-1780/07 и др.). Поэтому организация обязательно должна закрепить в своих правилах документооборота способ внесения исправлений в первичную документацию.

Согласно п. 5.2 Положения № 105 работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер организации. Причем к его составлению главный бухгалтер должен подойти крайне ответственно, ведь от оперативности обработки учетных документов зачастую зависит не только бесперебойная работа организации, но и ее финансовое благополучие. Поэтому график движения документов должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для каждого первичного документа, а также устанавливать минимальный срок нахождения документа в соответствующем подразделении организации. Оформить график можно либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (п. 5.4 Положения № 105). Пример графика документооборота приведен в Приложении к Положению № 105.

Разработанный график документооборота представляется главным бухгалтером на утверждение руководителю организации. После утверждения графика с ним необходимо ознакомить всех сотрудников организации, которые являются его исполнителями. Сделать это можно путем вручения каждому из них выписки из графика документооборота, где перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указано, в какое подразделение организации и в какие сроки он обязан их представлять. Помимо выписки соответствующие положения о документах могут быть включены и в должностные инструкции работников.

Дальнейший контроль за соблюдением графика движения документов также осуществляется главным бухгалтером.

Принятые к учету первичные документы проверяются и систематизируются, затем их данные отражаются в регистрах бухгалтерского учета (ст. 10 Закона № 129-ФЗ).

Отработанные первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру и прошедшие обработку, по окончании текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке, подшиваются и сопровождаются специальной справкой для архива. Банковские и кассовые документы следует переплести, иные документы могут храниться в непереплетенном виде в отдельных папках.

Ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров и отчетности, а также за оформление и передачу документов в архив возложена на главного бухгалтера (п. 6.6 Положения № 105). В то же время за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель организации (ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Сроки хранения документов определяются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом их минимальный срок хранения не может составлять менее пяти лет.

Если организация нарушает правила документооборота, искажает бухгалтерскую отчетность и не соблюдает сроки ее представления и публикации, ее руководитель и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с российским законодательством.

Согласно ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях за подобные деяния должностные лица организации могут подвергнуться штрафу в размере от 2000 до 3000 тыс. руб. Такие штрафы грозят должностным лицам за грубые нарушения правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, а также искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.