Для обеспечения деятельности предприятия обязательным условием является или покупка материалов, или товаров, или услуг, необходимых в процессе работы. Это могут быть и услуги связи, а могут быть консультационные услуги и т.п. Какие документы необходимо оформлять с исполнителями работ (услуг) и с поставщиками материальных ценностей?

Чаще всего оказание услуг сопровождается заключением договора. В договоре прописывается и то, какие обязательства берет на себя каждая из сторон, в какие сроки проводится оплата и т.п. Отметим, что форма договоров может быть совершенно различной. Однако, если работа, которую выполняют для вашей организации, подлежит лицензированию, то ссылка на номер и дату выдачи лицензии в договоре обязательна. Ну а если нет договора, является ли сделка правомочной? Безусловно. Только в особо оговоренных случаях закон предписывает обязательное письменное заключение договора. (Например, это требование относится к сделкам с недвижимым имуществом.) В иных случаях может и не быть письменно оформленного договора. Но тогда возникает вопрос - а нужно ли вообще оформлять договоры? Ответ прост. Если вы приобретаете товар (материал) на условиях полной предоплаты и не боитесь затягивания процесса получения уже оплаченного товара, то заключение договора может быть и лишней формальностью. В такой ситуации достаточно выставить покупателю счет, на основании которого будет произведена оплата. Основанием для получения товара (его ассортимента и количества) также будет являться счет.

Таким образом, счет является неким документом, который определяет предварительное согласие поставщика продать, а покупателя приобрести указанный в счете товар за оговоренную сумму. В счете могут быть особые отметки по вопросу оплаты товара. Например, может быть надпись "счет действителен в течение 3-х дней" или "после оплаты счета необходимо сообщить в течение 2-х дней по указанным телефонам". Таким образом, счет и выступает неким документом, заменяющим договор. В то же время наличие счета еще не обязывает покупателя его оплатить, а подтверждает предварительное намерение. Обычно без заключения договора производится покупка товарно-материальных ценностей. Ну а если поставка осуществляется с учетом особых условий (например, партиями через месяц после оплаты), то наличие договора явно не помешает.

Важно отметить еще то, что многие бухгалтеры ошибочно принимают во внимание название договора, не вчитываясь в его суть. А ведь договор квалифицируется по его содержанию, а не по названию. Так, если договор будет называться "Договор Комиссии", в качестве участников сделки будут поименованы "Комитент" и "Комиссионер", а предметом договора будет значиться "Комитент продает, а Комиссионер покупает товар, указанный в Приложении... Оплата товара Комитенту производится Комиссионером после его продажи покупателю", то этот договор является не договором комиссии, а договором купли-продажи с отсрочкой платежа. Соответственно, и в учете приобретаемый товар будет на балансе покупателя с момента перехода на него права собственности, независимо от того, оплачен товар поставщику или нет. Ну а если речь идет о реальном договоре комиссии, то товар учитывается на балансе у Комитента до момента продажи его покупателю. Как видно из приведенного примера, бухгалтеру далеко не безразлично, что написано в договоре. Это значит, что правильное оформление договора приведет к иному налогообложению.

Ну а если договора и вовсе нет. Тогда следует руководствоваться общепринятыми нормами делового оборота и Гражданским кодексом. Отсутствие договора в большинстве случаев не делает сделку недействительной, а поэтому договор и не является обязательной составляющей.

Что касается заключения договора на услуги, то и здесь нет обязательств по его письменному оформлению. Оговоримся, что как и в случае с материальными ценностями существует ряд исключений. Так, например, необходимо письменно оформлять договор аренды имущества.

При этом на услуги договоры заключаются чаще. В этом нет ничего удивительного, ведь в договоре прописывается кто, и в какие сроки и в каких объемах оказывает услуги. Если, например, это разовая консультация, то заключение договора совершенно не обязательно. Стороны оговорили, по какому вопросу требуется консультация и сколько она будет стоить. Что касается длительных отношений, то в таком случае заключение договора будет желательным. Иными словами, если законодательство не требует письменного оформления договора, то это может быть желательно для каждой из сторон сделки, но не является обязательным.

В любом случае (неважно, оформлен договор или нет) свершившаяся сделка должна сопровождаться актом выполнения работ (услуг) или товарной накладной. Кроме того, если поставщик является плательщиком НДС, то он выписывает также счет-фактуру.

В то же время к оформлению и хранению других документов следует отнестись с особым вниманием. Большинство первичных бухгалтерских документов имеют унифицированную форму. Это значит, что формы документов разработаны и утверждены и должны иметь все указанные там реквизиты, графы и т.п.

Так, оформление поставки товара сопровождается ТОРГ-12. Иногда бухгалтеры выписывают накладные иной формы. Это неправильно, кроме того, у покупателей могут впоследствии возникнуть проблемы с проверяющими органами по части определения (вернее подтверждения) произведенных расходов. Но и поставщик может поплатиться за невнимание к документации. Он при проверке может быть оштрафован от 5000 до 15 000 руб. за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета.

Совершенно иная история с актами приемки-сдачи работ (услуг). В отличие от накладной, форма акта не унифицирована. Поэтому оформление практически всех актов разных организаций существенно отличается друг от друга.

Поэтому при оформлении актов следует обращать внимание на несколько моментов.

Во-первых, любой первичный документ должен иметь номер, дату составления. В акте должны быть указаны стороны сделки. При этом если был заключен договор, то акт должен содержать ссылку на него. В таком случае в акте могут не указываться полные реквизиты организаций (все необходимые реквизиты уже указаны в договоре), хотя, конечно, их присутствие и в акте не станет нарушением и будет нелишним. Ну а если договор не заключался, то наличие реквизитов сторон в акте просто необходимо. Приведем в качестве примера возможное оформление акта.

Получив необходимые первичные документы, их следует отразить в учете. Приведем некий перечень стандартных бухгалтерских проводок при работе с поставщиками.

Итак, вы приобретаете товар с оплатой по безналичному расчету у поставщика, применяющего общий режим налогообложения.

Минимальный комплект первичных документов, сопровождающих данную сделку, будет содержать в себе товарно-транспортную накладную по форме ТОРГ-12 и счет-фактуру.

В учете будут следующие проводки:

Дебет 41 Кредит 60

- на сумму принятого товара (без учета НДС);

Дебет 19 Кредит 60

- на сумму НДС по принятому товару;

Дебет 68 Кредит 19

- отражаем вычет по НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 60 Кредит 51

- оплата поставщику за поставленный товар.

В случае если вы воспользовались транспортными услугами сторонней организации при доставке указанного товара, то минимальный набор документов, сопровождающих данную сделку, - это акт приема-сдачи транспортных услуг и счет-фактура (при условии, что транспортная компания применяет общий режим налогообложения). При этом в учете данная операция будет отражена следующими проводками:

Дебет 44 Кредит 60

- на сумму оказанной услуги без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

- на сумму НДС по автотранспортным услугам;

Дебет 68 Кредит 19

- отражаем вычет по НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 60 Кредит 51

- оплата автотранспортной организации.

Вы воспользовались услугами связи, получили акт и счет-фактуру. В учете будут следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 60

- на сумму услуг связи без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

- на сумму НДС по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

- отражаем вычет по НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 60 Кредит 51

- оплата за услуги связи.

Вы закупили оборудование, затем его доставила сторонняя организация, наконец, другая организация провела установку и наладку указанного оборудования. Все поставщики на общем режиме налогообложения. В учете будут следующие проводки:

Дебет 08 Кредит 60

- на сумму оборудования без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

- на сумму НДС по оборудованию;

Дебет 68 Кредит 19

- отражаем вычет по НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 60 Кредит 51

- оплата поставщику за оборудование;

Дебет 08 Кредит 60

- на сумму транспортных услуг без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

- на сумму НДС по автотранспортным услугам;

Дебет 68 Кредит 19

- отражаем вычет по НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 60 Кредит 51

- оплата автотранспортной организации;

Дебет 08 Кредит 60

- на сумму услуг по монтажу и наладке оборудования без НДС;

Дебет 19 Кредит 60

- на сумму НДС по услугам монтажа и настройки;

Дебет 68 Кредит 19

- отражаем вычет по НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 60 Кредит 51

- оплата за услуги монтажа и наладки оборудования.

При вводе оборудования в эксплуатацию в учете организации будет следующая проводка:

Дебет 01 Кредит 08

- на общую сумму затрат по оборудованию до момента ввода в эксплуатацию.

В качестве регистра аналитического учета отношений с поставщиками служит журнал-ордер № 6.

Отметим, что остатки по счету 60 указывают на то, что либо мы оплатили товар, но еще не получили его, либо за полученный товар не рассчитались с поставщиком. Дебетовый остаток по счету 60 - мы оплатили за товар, но еще его не получили (или нам не оказали услуги), кредитовый остаток по счету 60 - мы не оплатили за полученный оплаченный товар.