Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками вправе расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Также предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Выдача наличных денег под отчет производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.

Приказом руководителя по предприятию устанавливается круг лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Выдача авансов лицам, не поименованным в приказе, производиться не должна. Приказом может быть также оговорен порядок выдачи работникам подотчетных средств и размеры подотчетных сумм.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен представить авансовый отчет. Отчет представляется в трехдневный срок, если иное не установлено приказом руководителя.

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По кредиту счета 71 отражаются израсходованные подотчетными лицами суммы в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. По дебету отражаются суммы, выданные работнику под отчет.

Кредитовое сальдо будет показывать сумму имеющихся долгов перед подотчетными лицами. Дебетовое сальдо будет отражать факт наличия задолженности за подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.