Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию (лат. «опись») имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Расхождение между фактическим наличием материальных ценностей и бухгалтерскими данными о них может быть вызвано:

• потерями материальных ценностей по естественным причинам (усушка, утряска, порча, влияние температуры, влажности);
• ошибками оформления и в учете (арифметические ошибки, ошибки в контировке);
• неточностями в проведении складских операций (просчет, пересортица);
• злоупотреблениями (хищения, обвесы).

Инвентаризация проводится в несколько этапов:

• Составление приказа руководителя на проведение инвентаризации; подготовление бланков инвентаризационных описей в бухгалтерии; подготовление объектов к пересчету в местах хранения и учета.
• Обязательный подсчет, проверка, обмер, взвешивание, технические расчеты количества объектов учета. Оформление инвентаризационной описи. Подписи всех членов комиссии.
• Составление сличительной ведомости. Сверка данных учета и инвентаризационной описи; расценка инвентаризационных разниц; сопоставление их с нормами естественной убыли.
• Оформление приказа руководителя на взыскание с виновников суммы недостач, урегулирование пересортицы, списание недостачи, принятие к учету излишков.

Излишки и неучтенные объекты приходуются и включаются в состав соответствующих ценностей, относятся на увеличение финансового результата. Недостачи ценностей, в пределах установленных норм, по распоряжению руководителя относят на увеличение издержек производства отчетного периода.

Убыль сверх норм, потери от порчи ценностей списывают за счет виновных лиц (удержание из заработка, внесение наличных денежных средств в кассу). В случаях, когда конкретные виновники недостач не установлены или судом отказано в возбуждении дела в виду необоснованности искового заявления организации, то по решению руководителя убыль и порча ценностей списываются на издержки производства.

Пересортица (недостачи и излишки одновременно) товарноматериальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же период, у одного и того же материально-ответственного лица могут взаимно списываться лишь в виде исключения.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при установлении фактов хищения или злоупотребления, порчи
• ценностей;
• в случае форс-мажорных обстоятельств;
• при ликвидации организации и др. случаях, предусмотренных законодательством.