Документация представляет собой один из важнейших источников информации и является единственным основанием для бухгалтерских записей.

Документ - это любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Факты хозяйственной деятельности организации включают в себя не только хозяйственные операции, связанные с движением имущества, обязательств и капитала, но и явления, сопровождающиеся изменением качественной характеристики объектов учета, например амортизация внеоборотных активов, начисление процентов по займам и т. п.

Документация - это способ сплошного и непрерывного отражения движения объектов учета с целью получения необходимой информации и ведения текущего бухгалтерского учета.

Документирование - оформление хозяйственных явлений документами.

Документооборот - это организованная система создания, проверки и обработки всех бухгалтерских документов с момента их составления до сдачи в архив. График документооборота оформляется в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Классификация документов.

Многообразная финансово-хозяйственная деятельность организации требует различных видов документов. Для правильного применения бухгалтерских документов необходима их научная классификация.

Для выполнения всех присущих бухгалтерским документам функций, они должны содержать все необходимые сведения (реквизиты).

Реквизиты (лат. - «требуемые, необходимые») являются составными элементами документа и могут быть обязательными и специфическими.

Все учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащей в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документов не предусмотрена в таких альбомах, то она должна содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления, это необходимо, прежде всего, для исключения повторного использования документа;
• наименование организации и ее адрес, что обеспечивает доказательность;
• содержание и количественная характеристика хозяйственной операции;
• измерители в натуральном и стоимостном выражении;
• подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильное оформление. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

К основным требованиям, предъявляемым к документам, можно отнести:

• наличие обязательных (а где требуется и специфических) реквизитов;
• своевременность (в момент совершения или сразу после окончания операции);
• объективное отражение информации;
• качественное (аккуратное, полное и правильное) оформление;
• сохранность документов в течение установленного срока.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений.

Проверка документов состоит из: формальной проверки (на наличие реквизитов); арифметической проверки (на правильность арифметических действий) и проверки «по существу» (на законность совершенных операций).

При обнаружении ошибок в документах они возвращаются исполнителям для исправления. Документы, свидетельствующие о незаконных операциях, задерживаются с целью выяснения обстоятельств и принятия необходимых мер.

Обработка проверенных и принятых бухгалтерией документов состоит из 3-х этапов:

• таксировка, т. е. расценка документа - оценка операции в стоимостном измерении;
• группировка документов - сортировка по однородным операциям и их запись общим итогом в накопительных и группировочных ведомостях;
• контировка документов - указание счетов, взаимодействующих в данной операции.

По истечении года документы передаются в общий архив организации. Общий срок хранения документов установлен не менее 5 лет, а расчетно-платежным ведомостям (при отсутствии лицевых счетов) - 75 лет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для предъявления другим участникам хозяйственных операций, а также по требованию органам контроля, суда и прокуратуры.