На основании ПКО, РКО и других первичных документов, приравненных к ним, кассиром заполняется кассовая книга.

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обязательном порядке оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.

Отрывная часть книги служит отчетом кассира за день.

Кассовые первичные документы подбираются по каждому дню и скрепляются вместе с отрывной частью кассовой книги. Затем за каждый отчетный период все первичные кассовые документы сшиваются воедино нитью. На обратной стороне последнего листа на нить наклеивается небольшой квадратик бумаги таким образом, чтобы конец нити был свободен. Ставится печать (штамп) предприятия таким образом, чтобы часть стояла на самом листе, а часть на наклеенном листке.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Форма журнала регистрации приходных и расходных ордеров является унифицированной. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Книга приходных кассовых ордеров служит для регистрации ПКО.

Для обобщения информации по движению наличных денежных средств на предприятии служит журнал-ордер № 1. Журнал-ордер - это сводный документ, который содержит аналитическую информацию по движению наличности на предприятии за каждый день. По каждому дню сводятся суммы по движению по бухгалтерским счетам.

Форма журнала-ордера может содержать только обороты по дебету, а оборот по кредиту может быть приведен итоговой строкой, однако в такой "урезанной" форме журнал будет менее наглядным.