Практически на каждом предприятии бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда необходимо провести оплату наличными средствами. Казалось бы, что проще - взял деньги, оплатил товар (работу, услугу), получил оплаченный товар, и никаких проблем. Однако в действительности все значительно сложнее.

На каждом предприятии есть подотчетные лица. Кто же они? В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы. К последним также относятся подотчетные суммы, выданные на закупку сельскохозяйственной продукции, для организаций, осуществляющих розничную и оптовую торговлю продуктами питания, и предприятий общепита.

Например, на предприятии возникает необходимость приобрести бланки бухгалтерской отчетности. Как это обычно происходит на практике? Вполне естественно, что бухгалтер купит их за наличный расчет в ближайшем книжном магазине. Однако для проведения подобных трат и отражения их в бухгалтерском учете необходимо оформить ряд документов. Во-первых, приказом по предприятию должен быть установлен круг подотчетных лиц - т.е. лиц, которым могут быть выданы денежные средства на нужды предприятия. Это могут быть только штатные сотрудники предприятия. Для покупки необходимых товаров за наличный расчет нужно на имя руководителя написать служебную записку. Если руководитель сочтет траты необходимыми, на служебной записке он поставит резолюцию, например "Бухгалтерии - выдать под отчет Иванову И.И. сумму 2000,00". На основании служебной записки оформляется РКО. Подотчетное лицо, купив необходимые товары, должно иметь все необходимые документы, сопутствующие покупке, а также составить авансовый отчет. В авансовом отчете перечисляются первичные оправдательные документы, подтверждающие суммы расхода (билеты, чеки, счета, квитанции и т.д.), с указанием потраченных сумм. Бухгалтер проверяет авансовый отчет и делает бухгалтерские проводки, отражающие суммы произведенных расходов. Руководитель предприятия утверждает расходы подотчетных сумм.

Не допускается выдача денежных средств под отчет, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо не отчиталось либо не полностью отчиталось.

Часто у руководителя и у бухгалтера возникают вопросы: какую сумму можно выдать сотруднику под отчет? Есть ли какие-либо ограничения по размерам к выдаче одному сотруднику или по общему размеру выданных сумм подотчета по предприятию в целом? Стоит сразу успокоить читателей. В настоящее время законом или иными законодательными актами максимальные суммы по подотчету не определены. Здесь нужно поступать, руководствуясь исключительно потребностями предприятия, установленным лимитом остатка денежных средств в кассе предприятия, а также здравым смыслом.

Правда, что касается денежных средств на командировки, то в законодательстве особо указывается, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Что это означает? Ну во-первых, если у вас имеется некая смета для командировки, то следует руководствоваться суммами, указанными в ней, но ведь такой сметы может и не быть. В таком случае снова прибегаем к здравому смыслу. Сотрудник командируется в такую-то местность на столько-то дней. Значит, следует выдать средства на приобретение билетов, на гостиницу, а также суточные. Ну а если известно (или не исключается), что, находясь в командировке, сотрудник должен приобрести за наличный расчет какой-то инструмент или встречаться с представителем партнера для проведения переговоров и нести представительские расходы, то отправляя сотрудника, следует сразу выдать ему необходимую (приблизительно рассчитанную) сумму в подотчет.

Ну а если это не командировка, а обычные расчеты с партнером наличными деньгами. Могут ли быть здесь какие-нибудь проблемы?

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 000 руб. Это не означает, что ваше подотчетное лицо не может провести необходимые расчеты с несколькими поставщиками на общую сумму свыше 100 000 руб., но что касается одного договора, то здесь нужно помнить об указанном ограничении.

Выдача наличных денег на нужды предприятия производится с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 № 40). В соответствии с указанным Порядком выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. А при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

В настоящее время достаточно часто люди пользуются кредитными карточками. Расчеты при помощи пластиковых карт приравниваются к наличным расчетам. Таким образом, если предприятие не выдавало наличных средств подотчетному лицу, но перечислило средства на кредитную карточку сотрудника, такая операция приравнивается к обороту наличных средств. Как следствие, на такие платежи распространяются требования указанного Порядка ведения кассовых операций.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для отчета используется унифицированная форма № АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов. Если составляется авансовый отчет по командировке, то к нему также прикладываются: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. После проверки авансового отчета в случае признания расходов обоснованными руководитель организации ставит на авансовом отчете свою подпись.

При оформлении авансовых отчетов следует обратить внимание на то, чтобы к оправдательным документам, подтверждающим траты, были приложены кассовые чеки. Наличие кассового чека обязательно, так как именно его налоговики считают главным оправдательным документом. Такое мнение налоговые органы высказывали неоднократно, в частности оно содержится в Письме УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158. Чек ККТ может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой.

Еще один момент, на который нужно обратить внимание бухгалтера. Часто в товарном чеке не расписаны товары, которые приобретены. В этом случае бухгалтер будет вынужден сам составлять акт, где укажет, какие предметы приобретены и что сколько стоит - чтобы избежать лишних вопросов инспектора.

Кроме того, когда сотрудники покупают нужный товар на рынке, обычно на такие покупки кассовых чеков нет, а приложен товарный чек, где стоит лишь печать продавца. Однако к авансовым отчетам с такими оправдательными документами проверяющие относятся крайне негативно, и предприятию не поможет даже акт, где подробно расписаны дата и место покупки, количество и цена товара, реквизиты продавца. Поэтому покупок, по которым не будет полного комплекта оправдательных документов, лучше избегать.

А что делать, если сроки, установленные для отчета, прошли, а сотрудник так и не отчитался? В такой ситуации возникает долг работника перед предприятием. На основании ст. 137 Трудового кодекса РФ работодатель может написать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса. Однако такое распоряжение будет иметь силу только в случае, если работник не оспаривает основание и размер удержания. Отметим, что указанное распоряжение работодатель может издать в течение одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если указанный срок пропущен или работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд. Конечно, действующий в настоящее время Трудовой кодекс практически по всем позициям стоит на стороне работника, и работодателя можно сравнить с "тигром в клетке", который, безусловно, страшен, но сделать ничего не может. Но ведь и работники бывают разные... И вот здесь можно воспользоваться тем, что на редком предприятии установлен срок отчета по выданным подотчетным суммам. И если соответствующего приказа нет, то срока установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам) тоже нет. Значит, распоряжение можно издать практически всегда. Конечно, не нужно пропускать срока исковой давности - 3 года. Впрочем, и в суд подавать тоже нужно в течение этих 3-х лет, но уж никак не позже...

Но работник не оспаривает сумму своего долга и согласен погасить долг путем удержания из заработной платы. В этом случае нужно помнить, общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50% от суммы, причитающейся к выплате. Отметим, что указанные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Не допускается выдача денежных средств под отчет, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо не отчиталось либо не полностью отчиталось.

На какой срок может быть выдана сумма подотчетному лицу? Во-первых, на предприятии должен быть оформлен приказ с указанием срока, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по выданным денежным средствам.

Деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, даже если он не отчитался в положенный срок. У организации эти деньги числятся в составе задолженности за сотрудником. Кроме того, у предприятия всегда есть возможность ее истребовать, например путем удержания из заработной платы. Дебиторская же задолженность должна числиться на балансе до ее погашения либо до истечения срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Для обобщения информации по расчетам с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7. Журнал-ордер - это сводный документ, который содержит аналитическую информацию по расчетам с каждым из подотчетных лиц.