Для получения необходимых показателей финансово-хозяйственной деятельности организации необходимо сгруппировать сведения, содержащиеся в первичных учетных документах, в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать их.

Осуществляется такая регистрация с помощью учетных регистров, представляющих собой бланки учета, предназначенные для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними.

Составляются они на бумажных и (или) машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Обратите внимание! Согласно ст. 10 законопроекта "О бухгалтерском учете" обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

- наименование регистра;

- наименование экономического субъекта, составившего регистр;

- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;

- хронологическая и (или) систематическая группировка фактов хозяйственной жизни;

- величина денежного измерения фактов хозяйственной жизни с указанием единицы измерения;

- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Классифицировать учетные регистры можно следующим образом:

1) по внешнему виду.

Так, учетные регистры могут составляться в форме:

- бухгалтерских книг;

- карточек;

- свободных листов (ведомостей).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги одного формата и различного графления. Все страницы книги нумеруются, на обороте последнего листа указывается общее число страниц, что подтверждается подписью главного бухгалтера организации и печатью.

На первой странице книги указывается наименование организации, название регистра, отчетный год, за который будут произведены записи. Используются бухгалтерские книги для различных целей, например для ведения аналитического учета (кассовая книга, инвентарная книга учета объектов основных средств), сверки данных оперативного и бухгалтерского учета (сальдовая книга) и т.п.

Карточки представляют собой отдельные листы бумаги или картона стандартного размера, разграфленные для нужд учета и хранящиеся в специальных ящиках (картотеках).

Среди карточек, заполняемых в бухгалтерском учете организаций, могут быть:

- инвентарные карточки группового учета основных средств;

- инвентарные карточки учета объекта основных средств;

- карточки учета нематериальных активов;

- лицевые счета, открываемые для учета заработной платы каждого работника организации, и др.

Свободные листы - учетные регистры для всех видов учетных записей - хранятся в специальных папках. Каждый лист содержит указание периода своего действия и имеет соответствующее название: журнал-ордер, ведомость и т.п. Журналы-ордера построены по шахматному принципу на свободных специально разграфленных листах.

Записи в них осуществляются либо по мере поступления первичных документов, либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции.

Ведутся журналы-ордера по кредиту одного и дебету нескольких счетов. Ведомости предназначены для систематизации данных бухгалтерского учета, содержащихся в первичных документах, в основном они используются при журнально-ордерной системе учета в качестве регистров аналитического учета. Примерами ведомостей являются:

- ведомость расчета амортизации основных средств;

- ведомость распределения услуг вспомогательных производств;

- ведомость распределения материалов и заработной платы по направлениям затрат и др.;

2) по назначению.

Существуют хронологические, систематические и комбинированные учетные регистры.

В хронологических регистрах хозяйственные операции записываются по мере их совершения и поступления первичных документов в бухгалтерию.

Видами хронологических регистров являются журнал регистрации хозяйственных операций за отчетный год, регистрационный журнал при мемориальной форме бухгалтерского учета, журнал учета продаж, книга учета депонентов и др.

Хронологические регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих документов и полнотой бухгалтерских записей.

Систематические учетные регистры предназначены для группировки хозяйственных операций, являющихся однородными по экономическому содержанию.

Различают систематические регистры синтетического и аналитического учета. Примерами систематического учетного регистра по счетам синтетического учета служат оборотная ведомость, главная книга, журналы-ордера и т.д. Для учета данных по счетам аналитического учета используют ведомость учета нематериальных активов и амортизации по ним, оборотную ведомость учета материалов на складах, ведомость учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами и др.

Комбинированные учетные регистры сочетают в себе признаки хронологических и систематических регистров. В данных регистрах записи более наглядны и зримы, т.к. хронологические и систематические записи производятся в одном месте, что позволяет сократить затраты труда по учетной регистрации, уменьшить возможность ошибок;

3) по содержанию.

По объему содержащихся сведений в бухгалтерском учете различают регистры синтетического и аналитического учета.

Для регистров синтетического учета характерно представление хозяйственных операций в обобщенном виде в денежной форме.

Обобщение информации обычно осуществляется по данным совокупности сгруппированных первичных учетных документов или вспомогательных ведомостей. В регистрах показываются суммы без пояснительного текста с указанием даты и номера документа. К данному виду регистров относятся главная книга, журналы-ордера и др.

В регистрах аналитического учета ведутся записи по отдельным аналитическим счетам. В регистре указываются номер и дата документа, а также краткое содержание хозяйственной операции. Например, в карточке учета материалов типовой межотраслевой формы № М-17, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве", являющейся регистром аналитического учета, проставляются следующие детальные сведения:

- дата записи в карточке;

- номер документа, на основании которого выполнена запись по поступлению или отпуску вида материала;

- порядковый номер записи в карточке;

- от кого получено, кому отпущено;

- учетная единица измерения вида материала (килограммы, метры, штуки и т.д.);

- марка, сорт, профиль, размер материала;

- номенклатурный номер материала и др.

Примерами регистров аналитического учета могут служить инвентарные карточки учета объекта основных средств, инвентарные карточки группового учета основных средств, инвентарные книги учета объектов основных средств, карточки учета нематериальных активов и др.;

4) по форме.

В зависимости от порядка размещения дебетовых и кредитовых оборотов счетов учетные регистры делятся на двусторонние и односторонние, а также шахматные и линейные.

Односторонние регистры - это карточки учета материальных ценностей, расчетов и других операций.

Они имеют специфическую особенность: записи по дебету и кредиту счетов смещены в одну сторону. Строятся они следующим образом: левая сторона предназначена для текста, пояснительных записей и справочных данных; правая - для записи сумм по дебету и кредиту счетов, корреспондирующих со счетом, для которого открывается учетный регистр. Примером одностороннего регистра является кассовая книга.

Для двусторонних учетных регистров характерно их деление на две части. С левой стороны приводятся записи по дебету счета, правая предназначена для кредитовых записей. Записи по дебету счета представляются во взаимосвязи с корреспондирующими счетами в специально отведенных графах, где указываются конкретные кредитуемые счета. Подобный порядок отражения учетных данных используется при фиксации сумм по кредиту счета. Типичным примером двустороннего учетного регистра является главная книга, заполняемая при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Для линейных регистров свойственно представление сведений по дебету и кредиту каждого счета в одной строке. В таких регистрах происходит совмещение аналитического и синтетического учета, что является достаточно удобным для контроля и анализа данных.

Учет в регистрах с линейной записью создается по расчетам с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами, по продажам видов продукции, расчетам с разными дебиторами и кредиторами и другим объектам бухгалтерского учета.

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого счета.

По данному принципу построены журналы-ордера при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Согласно ст. 10 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Учетные регистры хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения регистров несет руководитель организации (ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в учетном регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Обратите внимание! В законопроекте четко сказано, что в регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за его ведение. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение регистра, либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

В зависимости от характера обнаруженной ошибки исправления в учетные регистры могут быть внесены одним из следующих способов:

- корректурным;

- способом дополнительных проводок;

- методом красного сторно.

Корректурный способ применяется, если допущенная ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или обнаружена своевременно, что не отразилось на итогах бухгалтерских записей. Суть указанного способа состоит в следующем: ошибочная запись зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы можно было прочесть исправленное, затем над исправленной записью или под ней (в зависимости от имеющегося свободного места) делается правильная запись. Исправление подтверждается подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты. Неоговоренные исправления в учетных регистрах не допускаются.

Способ дополнительных проводок применяется, когда корреспонденция счетов не нарушена, а только уменьшена сумма операции. Исправление делается путем составления дополнительной записи с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой операции и суммой, отраженной предыдущей проводкой. При этом составляется бухгалтерская справка, на основании которой исправляется ошибка во всех регистрах.

Сторнировочный метод (метод красного сторно) применяется в случаях, когда в учетных регистрах приведена неправильная корреспонденция счетов либо преувеличена сумма операции. Если составлена неправильная корреспонденция счетов, запись, отраженная в учетных регистрах ранее, повторяется либо красными чернилами, либо синими или черными, но в этом случае обводится сплошной линией, что означает вычитание ранее сделанной суммы, уже отраженной в учетных регистрах. Затем делается обычная запись с правильной корреспонденцией счетов. Если сумма операции преувеличена, сторнировочная запись делается с той же корреспонденцией счетов.

Обратите внимание! Содержание учетных регистров является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в учетных регистрах, обязаны ее хранить. В противном случае они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.