Синтетический учет дает обобщенные показатели в денежном выражении, необходимые для общего представления о наличии и движении средств и их источников.

Аналитический учет представляет детализированные показатели в денежном, а в необходимых случаях - и в натуральном выражении. Детализация показателей устанавливается предприятием самостоятельно в зависимости от конкретных условий и потребности в получении сведений для оперативного управления. Кроме того, аналитический учет имущества организации обеспечивает его сохранность.

Аналитический учет неразрывно связан с синтетическим и ведется с целью его детализации. Сам по себе аналитический счет существовать не может, он жестко привязан к синтетическому. Например, к счету 01 "Основные средства" открывают субсчета, отражающие характер использования объектов основных средств: субсчет 1 "Основные средства в эксплуатации", субсчет 2 "Основные средства, переданные в аренду", субсчет 3 "Основные средства, переведенные на консервацию" и др. К этим субсчетам открывают счета аналитического учета - по группам основных средств, по местам хранения (цех, подразделение, помещение и др.), материально ответственным лицам. Субсчета и счета аналитического учета - это аналитические счета. Синтетическим является только балансовый счет 01.

Чтобы отразить в бухгалтерском учете все хозяйственные операции, связанные с изменением активов и обязательств, применяют систему счетов бухгалтерского учета, или счетный план (план счетов). Минфином России разработан и утвержден План счетов, представленный синтетическими счетами (счетами первого порядка) и открываемыми к ним субсчетами (счетами второго порядка), и Инструкция по его применению. На его основе каждая организация обязана разработать свой рабочий план счетов с указанием синтетических и аналитических счетов, применяемых для бухгалтерского учета. Рабочий план счетов утверждается в составе бухгалтерской учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). Главному бухгалтеру при организации учетного процесса надо решить, к каким синтетическим счетам открывать субсчета, сколько уровней аналитики нужно для ведения бухгалтерского учета, какие аналитические отчеты требуются для получения информации, необходимой для оперативного управления организацией. Выбирая принципы построения аналитического учета, бухгалтер организации должен учесть следующие факторы:

- потребности управленческого учета и анализа (управление дебиторской и кредиторской задолженностью, определение эффективности производственного (коммерческого) процесса, ценовой политики, рентабельности по видам деятельности, анализ объемов продаж, планирование и нормирование себестоимости, расходов на продажу, определение путей их минимизации, стимулирование персонала и т.п.);

- требования к бухгалтерской отчетности, которая должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении;

- требования налогового учета;

- необходимость составления и представления статистической отчетности.