Требование ведения торговыми организациями аналитического учета товаров как основного вида активов вытекает из Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Как следует из ст. 2 Закона, аналитический учет - учет, который ведется на лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию о товаре внутри синтетического счета 41 "Товары". Иначе говоря, так называемая аналитика представляет собой детализированный учет товаров.

В соответствии с нормами ПБУ 5/01 товары - приобретенные или полученные торговой организацией от других субъектов хозяйственной деятельности материально-производственные запасы, предназначенные для продажи. Поэтому помимо упомянутого Положения при организации учета нужно руководствоваться также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее - Методические указания). Аналитический учет товаров, поступающих в торговую организацию, ведется в бухгалтерии и на складах.

Складской учет

Учет товаров на складе организация торговли может вести либо сортовым, либо партионным методом (п. 240 Методических указаний). При сортовом методе (описан в п. п. 136 - 140 Методических указаний) товары учитываются отдельно по каждому наименованию независимо от времени поступления на склад и цены приобретения. Вновь поступивший товар присоединяется к уже имеющемуся на складе аналогичному товару.

Материально ответственное лицо открывает на каждое наименование товара отдельную Карточку количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28) или заводит отдельную страницу (несколько страниц) в Журнале учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18), открываемом на один год. В заголовке Карточки или в Журнале указываются все отличительные признаки товара: тип, марка, сорт, единица измерения, цвет, артикул, цена и т.д. Записи заносятся на основании приходных и расходных документов.

При партионном методе учета каждая новая партия товара хранится отдельно от уже имеющегося. Под партией, как правило, понимаются однородные товары, поступившие на склад по одному транспортному документу. Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения определено, что можно считать одной партией товара. Во-первых, это товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т.д.). Во-вторых, товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству.

На каждую партию товара материально ответственное лицо открывает отдельную Партионную карту (форма № МХ-10), где отражает поступление и расход товаров только из этой партии. Данная форма заполняется в двух экземплярах: один остается на складе, другой передается в бухгалтерию. Каждой Партионной карте присваивается свой регистрационный номер, который впоследствии проставляется на каждом расходном документе, по которому товар из этой партии отпускается со склада.

Записи в расходной части Партионной карты ведутся на основании расходных документов. Указываются дата отпуска товара, его количество в натуральных показателях, а также итог расхода за месяц и остатки товара. По мере полного выбытия товара данной партии со склада материально ответственное лицо закрывает Партионную карту и передает ее на проверку в бухгалтерию.

Бухгалтерский учет

Все первичные учетные документы по движению товара на складах материально ответственные лица передают в установленные сроки в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерской службы проверяют правильность их оформления и законность совершенных операций, после чего производят таксировку, т.е. определяют денежную оценку совершенных товарных операций.

Бухгалтерская служба ведет аналитический учет товаров (суммовой и количественный) на основе оборотных ведомостей либо сальдовым методом. Метод учета с использованием оборотных ведомостей может применяться в двух вариантах. Первый вариант: на каждое наименование товара открывается карточка количественно-суммового учета, в которой отражается движение товара на основании первичной учетной документации, полученной со склада (п. 137 Методических указаний). Практически учет ведется так же, как на складе, с той лишь разницей, что кроме количественного ведется еще и суммовой учет. В карточках ежемесячно определяются обороты товара за месяц и его остатки на конец месяца. На основании этих карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости (по каждому складу отдельно), которые затем объединяются в сводные оборотные ведомости, сверяемые с данными синтетического учета.

Второй вариант: итоговые данные, вносимые в оборотные ведомости, берутся из первичных документов, группируемых по каждой номенклатуре товаров. Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными по данным складского учета.

При сальдовом методе учет движения товаров ведется бухгалтерией в разрезе товарных групп только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен. Бухгалтерия принимает от материально ответственного лица первичные документы, проверяет их, сверяет с данными складского учета. Сведения об остатках товара переносятся в сальдовую ведомость, которая составляется по той же форме, что и оборотная, но не содержит информации о приходе и расходе товара.